Premessa

Dal 2025 spese di trasferta e di rappresentanza deducibili solo con pagamento tracciabile. Il disegno di legge di bilancio 2025, approdato alla camera il 23 ottobre, con l’art. 10 viene modificato il tuir imponendo, di fatto, più documenti giustificativi per poter dedurre le spese di rappresentanza (art. 108 del tuir) e le spese di trasferta dei dipendenti/professionisti (art. 95, comma 3, del tuir).

Novità principali:

• Deducibilità solo con pagamento tracciabile: le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (inclusi taxi e noleggio con conducente) nelle trasferte, nonché le spese di rappresentanza, saranno deducibili solo se pagate con bonifico, carte di credito/debito, assegni o altri strumenti tracciabili.
• Esclusione del contante: non sarà più possibile dedurre queste spese se pagate in contanti.
• Aggiunta di documentazione: oltre ai normali documenti giustificativi (ricevute, fatture), sarà necessario allegare anche le ricevute di pagamento tracciabile.
• Limiti invariati: restano fermi i limiti giornalieri di deducibilità per le trasferte (180,76 euro per l’Italia e 258,23 euro per l’estero) e quelli per il noleggio o uso dell'auto propria.
• Ambito di applicazione: la nuova regola riguarda i rimborsi analitici e non quelli forfettari, e si applicherà sia alle trasferte fuori dal comune sia a quelle interne.

Implicazioni operative:

• Gestione documentale: le imprese dovranno aggiornare le proprie procedure per garantire la raccolta e conservazione delle ricevute di pagamento, il che può comportare un onere gestionale aggiuntivo, soprattutto per le grandi aziende.
• Strumenti digitali: le piattaforme di raccolte documentale dovranno essere aggiornate per gestire la nuova documentazione richiesta.
• Controllo sull'inerenza: la tracciabilità dei pagamenti aumenta la possibilità di monitoraggio, ma richiede anche maggiore attenzione per evitare contestazioni sull'inerenza delle spese (ad esempio, pagamenti in orari non coincidenti con la trasferta).

Queste modifiche, pur mirate a garantire maggiore trasparenza, implicano un adattamento e un aggravio sia a livello di processi aziendali sia nella gestione quotidiana delle spese di trasferta e rappresentanza.