Premessa

Dal 1° gennaio 2025, entra in vigore una nuova disciplina che impone l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili per dedurre le spese di trasferta dal reddito d’impresa e per evitare che i rimborsi ai dipendenti siano tassati e soggetti a contributi.  Questa stretta, introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (L. 207/2024, art. 1, commi 81-83), punta a contrastare l’evasione fiscale, soprattutto in settori come trasporti e ristorazione.

Quali spese sono interessate?

Le nuove regole si applicano a tutte le spese di trasferta, compresi:

• Vitto e alloggio.
• Viaggi e trasporti, inclusi taxi e noleggi con conducente (NCC).

Unica eccezione: i trasporti effettuati tramite autoservizi pubblici di linea, per i quali le restrizioni non si applicano.

Riferimenti normativi

La normativa si collega a diversi articoli del TUIR:

Art. 51, comma 5: Rimborsi analitici per trasferte lavorative.

Art. 54: Reddito di lavoro autonomo.

Art. 95: Deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro.

Art. 108, comma 2: Spese di rappresentanza, ora deducibili solo se tracciabili.

Queste disposizioni strutturali mirano a creare un contrasto di interessi tra fornitori di servizi e acquirenti. Con le nuove regole, imprese e dipendenti dovranno usare strumenti tracciabili per poter dedurre le spese.

Modalità di pagamento richieste

Per rispettare la normativa, le spese di trasferta dovranno essere saldate attraverso:

• Versamenti bancari o postali.
• Carte di debito, credito o prepagate.
• Assegni bancari e circolari.

È consigliabile che i dipendenti in trasferta utilizzino una carta aziendale o personale  per gestire le spese quotidiane come ad esempio taxi e ristorante. Tuttavia, si attendono chiarimenti per verificare l’idoneità di strumenti di pagamento come carte emesseda istituti esteri.

Eccezioni: spese non documentabili

Rimangono escluse dalla nuova normativa alcune spese che non richiedono documentazione (art.51 c.5 Tuir):

• Italia: fino a 15,49€ al giorno.
• Estero: fino a 25,82€ al giorno.

Queste somme, come lavanderia o parcheggi, non sembrano soggette alle restrizioni, in attesa di ulteriori chiarimenti ufficiali.

Conseguenze per i dipendenti

Cosa accade se il dipendente utilizza pagamenti non tracciabili?

Rimborso tassato:

• Le spese sostenute saranno comunque rimborsate dal datore di lavoro, ma saranno tassate e soggette a contributi.
• Questo comporterà una riduzione del netto in busta paga, creando possibili tensioni tra dipendenti e azienda.

Soluzione alternativa: pagamento al lordo.

Per neutralizzare l’impatto fiscale, le aziende potrebbero lordizzare gli importi rimborsati, calcolando un valore maggiorato che tenga conto di imposte e contributi.

Implicazioni operative per le imprese

Strumenti tracciabili: Le aziende dovranno dotare i dipendenti di carte aziendali o strumenti adeguati per semplificare la gestione delle spese.

Separazione contabile: per eventuali pagamenti di importi lordizzati gli stessi dovranno essere contabilizzati separatamente come costo del lavoro deducibile.